¡Comunidad, comunidad comunidad! es el mantra que entonan los gestores de muchos espacios coworking como clave para crear un espacio coworking de éxito pero, ¿es realmente cierto? ¿En qué consiste? y ¿Cómo se consigue?
Consolidar una comunidad ágil y saludable en torno a un espacio de coworking es un punto clave para procurar a los usuarios un intangible en el que puede radicar el valor añadido diferenciador con otros espacios. El funcionamiento óptimo de dinámicas de comunidad interna en un espacio permite establecer una clara diferencia entre aquellos espacios que son un coste y aquellos que constituyen una inversión.
Entendamos ‘comunidad’ como la colectividad de usuarios/clientes y profesionales externos que, de un modo u otro, establecen relaciones con otros profesionales en o a través del espacio. Incluyamos aquí residentes del espacio, asistentes a eventos, proveedores, formadores, simpatizantes, colaboradores, patrocinadores, etcétera.
Para hacer perceptible el valor de la comunidad a los usuarios, es necesario implicarlos activamente en ella. Su participación pasa por una primera dedicación/inversión de tiempo por su parte y por la de los propios gestores. La secuencia debe ser del siguiente tipo:
tiempo > confianza > prescripción > colaboración > ingresos
En todo momento, los beneficiarios de este proceso son los coworkers. Los responsables de agilizar este proceso y de que se desarrolle adecuadamente son los gestores del espacio. Si bien, hemos de tener presente que el proceso acelerado es orgánico, humano, y por ello, no puede se sucederá como una secuencia matemática exacta.
Es importante señalar que este proceso tiene un efecto mucho más amplio, no limitado únicamente al entorno del espacio coworking. Gracias a la habitual apertura de los espacios y a la visibilidad que se les suele procurar a los coworkers, la validación como profesional dentro de estas comunidades tendrá un efecto prescriptor fuera de la misma.
Por otra parte, el beneficio para el espacio es claro. Si la pertenencia a su comunidad genera red de prescripción y aumento de oportunidades profesionales, este valor añadido favorecerá que los usuarios perciban como inversión las cuotas del espacio. De cara a la diferenciación de un espacio frente a otros, este intangible será más atractivo que muchos otros de carácter físico como diseño, mobiliario, servicios adicionales o, incluso, ubicación.
Para obtener estos beneficios tanto para el espacio como para sus usuarios, la labor de ‘community building’ debe ser implementada en los procesos y acciones regulares del espacio. La labor de un gestor de espacios coworking debe ir orientada a acompañar a sus coworkers a lo largo de las distintas fases que hemos llamado las 5íes. A continuación se describen brevemente en qué consisten y algunas acciones de apoyo.
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Identificación.
Ayudar a que actuales y nuevos coworkers sean capaces de detectar e identificar a los miembros de la comunidad, incluso aquellos que, por diferentes motivos, no concurran de forma regular al espacio.
Recursos útiles para esta fase son la web pública o plataformas internas del espacio que permitan listar y caracterizar a los miembros. Es muy efectivo también, contar con una traslación física de esta información en el espacio con un panel con fotos y breves descripciones (member wall).
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Introducción
Presentar a los coworkers como acción constante. Procurar una primera interacción entre todos y cada uno de los miembros. Facilitar posibles puntos comunes a nivel profesional y/o personal.
De cara a eventos, establecer como rutina la presentación de los participantes. Ayudará a que todos los asistentes tengan, al menos, unos segundos de visibilidad exclusiva en el encuentro. Esta debe ser una acción recurrente y periódica para responder a las necesidades cambiantes de los profesionales.
El día a día en el espacio debe facilitar constantemente es tipo de presentaciones. Podemos propiciar estos encuentros adecuando el espacio a los mismos. Mesas altas próximas a las máquinas de café o grandes mesas donde pueda sentarse un gran grupo en los momentos de comida (desayuno o almuerzo), deben ser tableros de juego para estas primeras interacciones.
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Interés
Caracterizar a cada coworker de acuerdo con sus intereses es un tarea necesaria para agilizar el establecimiento de sinergias dentro de la comunidad. La disponibilidad de esta información será vital para que se produzca este paso. Asimismo, los gestores deben poder procurar, de forma selectiva, la mayor información profesional sobre cada coworker para ayudar a que encuentren puntos en común o complementarios.
El desarrollo de esta fase, en caso de llegar a ella, puede producirse antes o después de la siguiente, quedando en un estado de cordialidad sin llegar a un interés más profundo. Sin embargo, por los perfiles multidisciplinares de los coworkers y su participación en proyectos de diferente naturaleza, este interés puede activarse repentinamente, pudiendo ser puntual o continuado en el tiempo.
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Interacción
Existe una inversión de tiempo por parte de los coworkers para relacionarse con otros miembros con objetivos laborales o de ocio.
En este punto, el estímulo ya es procurado por los individuos de la comunidad. El espacio, los eventos y el resto de los miembros son soporte y escenario para la interacción entre los profesionales en cuestión.
Sin llegar necesariamente una conversión en ingresos, esta fase es la ideal donde la comunidad de un espacio coworking al completo juega el papel de entorno de aceleración profesional. El día a día del espacio debe aportar oportunidades para que esto suceda. Costumbres internas, momentos de comida, eventos sólo para la comunidad residente, actividades fuera del espacio… son acciones que ayudan a alcanzar un óptimo nivel de interacción.
Llegados a este punto con una amplia parte de la comunidad, el recorrido de nuevos coworkers hasta este punto será mucho más ágil y será propiciado por los ya miembros.
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Independencia
Esta es una fase de constatación, el momento en el que el trabajo anterior tiene efecto definitivo. Cuando se establecen relaciones independientes no guiadas entre los usuarios podemos validar el proceso.
La labor del gestor en este punto debe ser la de punto de apoyo y referencia. Debe prestar atención al desarrollo y velar, en la medida de lo posible, el correcto aprovechamiento de la sinergia.
Nada asegura que las colaboraciones y relaciones entre los miembros de la comunidad tengan continuidad y/o una conclusión satisfactoria. Si bien llegar a este punto último es el objetivo, el mayor grado de confianza e interacción, también puede provocar mayor nivel de conflicto entre los miembros. Es importante que, en caso de una mala relación, esto no tenga un efecto nocivo sobre el resto de la comunidad.
Estos pasos ayudan a objetivar el trabajo de community building dentro del espacio coworking. No obstante, cada coworker tendrá un ritmo de avance dentro del proceso y una necesidades de comunidad diferentes, además de presentar más o menos afinidad con el resto de miembros. Es aquí donde reside la complejidad y dificultad de gestionar una amplia y heterogénea comunidad y el porqué los responsables del espacio deben acometer la tarea de forma ordenada y planificada (casi ingenieril ;)), para evitar que el consumo de tiempo y recursos sea desproporcionado en relación a su retorno.
En workINcompany y Betacowork investigamos y probamos constantemente nuevas formas de agilizar la interacción entre nuestros coworkers al tiempo que construimos una comunidad sólida y saludable a través de dinámicas, eventos, ‘etiqueta’ interna, recursos digitales, tradiciones y costumbres… Y tú, ¿cómo lo haces en tu espacio?
